Document Studio... Isi dan Cetak

AMALAN BAIK 

MENGISI BORANG SECARA ATAS TALIAN

DAN MENJANA BORANG DALAM BENTUK PDF

Ada satu amalan baik yang aku buat di sekolah. Banyak borang – borang yang aku buat secara online. Kemudian aku attach dalam sites sekolah. Cikgu – cikgu dan AKP akan isi borang dalam google form, dan terus boleh buat cetakan dalam bentuk PDF. Borang keluar masuk, minit curai, laporan program, laporan kejohanan, maklum balas pencerapan, pelaksanaan PKJR dan sivik dan banyak lagi. Aku terpanggil untuk berkongsi amalan baik ini. Semoga perkongsian ini akan memberi manfaat. (Aku baru update kat youtube, korang boleh tekan kat sini )

PENGENALAN

Pada dasarnya, ianya sama macam kau buat mail merge antara MS Excell dengan MS Words. Cetak sijil, cetak surat atau borang. Sama je. Cuma kali ini secara online menggunakan Google Forms, Google Sheets, dan Google Docs.

So, kau kena ada 5 benda ni. Google Drive, Google Forms, Google Sheets, Google Forms dan juga Document Studio. Apa fungsi semua tu?, Ok.. aku pendekkan.

1. Google Drive tu ialah tempat kau akan simpan, borang yang kau nak jana dalam bentuk Google Docs, soalan – soalan yang kau nak responden kau jawab dalam bentuk Google Forms, respons daripada respondan dalam bentuk Google Sheets, dan juga PDF yang kau hasilkan setelah di merge antara Google Sheets dengan Google Docs.
2. Google Forms tu pula, soalan – soalan yang kau nak responden kau jawab supaya dapat mengisi borang yang kau sediakan.
3. Google Sheets ialah jawapan daripada Google Forms, kemudian merge ke Google Docs, menggunakan Document Studio, dan menukar borang kepada PDF.
4.  Google Docs, ialah borang yang kau sediakan, supaya semua orang akan jawab dan masuk dalam borang tu.
5. Document studio pula ialah satu adds on dalam Google Sheets yang akan membantu merge jawapan menjadi borang dan menukar borang kepada bentuk PDF.

Hahahahahah… Pening eh? Aku pun pening sebab menulis. Biasa aku buat, kali ni menulis. So, banyak kali aku baca semula apa aku tulis, supaya korang dapat ikut dengan baik. Tak apa lah. Aku akan cuba terangkan sebaik mungkin. Satu persatu.

Ada 5 langkah utama;

1.       Menghasilkan borang (google docs)

2.       Google drive

3.       Bina soalan (Google Forms)

4.       Install adds on Document Studio dalam Google Sheets

5.       Lengkapkan Document Studio dan semak hasil

LANGKAH 1 : MENGHASILKAN BORANG (GOOGLE DOCS)

Ok. Untuk bermula, kita akan cuba buat dengan satu jenis borang dahulu. Katakan lah kita pilih borang laporan program.

 

Rajah 1 : Borang Laporan Program

Rajah 1 tu borang laporan program yang kau nak sesiapa yang berkenaan untuk isi. So, ada dua cara, samaada kau buat terus di Google Docs atau pun kau buat di MS Words dan kau muat naik menjadi Google Docs dalam Google Drive kau.

 

Rajah 2 : Meletakkan marker pada ruang jawapan

Pada rajah 2 tu, kau kena letak markers pada ruang jawapan. Tujuannya nanti, supaya jawapan dalam Google Sheets tu nanti akan masuk dalam ruang jawapan yang betul. Kau kena pastikan bahawa markers tu nanti sepadan dengan soalan yang kau akan Tanya.

Contoh, kau nak tau Nama Program. So, pada ruang jawapan nanti, kau letak marker  macam ni, {{NAMA PROGRAM}}. Tapi make sure, bila kau buat soalan dalam Google Forms, soalannya sama iaitu Nama Program. Jangan letak nama pertandingan ke, nama aktiviti ke.

Kalau dah siap borang kau, kau muat naik dalam Google Drive.

LANGKAH 2 : GOOGLE DRIVE

 

Rajah 3 : Google Drive

OK Rajah 3 tu, kau dah muat naik borang kau iaitu Rekod Laporan Program Contoh. Pastikan dalam bentuk Google Docs, kalau tak nanti, tak boleh merge.

Lepas tu, kau buat satu folder, iaitu Cetakan Rekod Laporan Program Contoh. Tujuannya, nanti hasil akhir dalam bentuk PDF akan masuk ke situ. Pastikan juga, kau ubah tetapan folder tu kepada everybody can edit. Jadi orang lain boleh cetak nanti.

LANGKAH 3 : MEMBINA SOALAN (GOOGLE FORMS)

Rajah 4 : Membina soalan menggunakan Google Forms

Dalam google drive tu, cari New. Klik sampai jumpa Google Forms. So sekarang kau bina lah soalan, berdasarkan borang yang kau dah hasilkan. Tapi pastikan soalan tadi, sama dengan markers yang kau dah buat dalam borang tadi.

 

Rajah 5 : Bina Spreadsheet (Google Sheets) daripada Google Forms untuk
pengumpulan jawapan

Bila dah selesai bina soalan, kau pergi kat responses dan create Spreadsheet macam rajah 5. Dekat spreadsheet ni, semua jawapan yang dijawab dalam google forms akan masuk sini.

So, sekarang dalam google drive kau, ada Google Docs, Rekod laporan program contoh. Ada folder Cetakan rekod laporan program contoh yang kau buat tadi. Ada Google forms, dan ada google sheets.

Rajah 6 : Elemen dalam Google Drive sekarang

LANGKAH 4 : INSTALL ADDS ON DOCUMENT STUDIO DALAM GOOGLE SHEETS

Buka Google Sheets tadi. Pergi kat tabs adds on. Klik get adds on. Taip Document studio dan install. Ikut arahan. Document studio ni dia install pada email. So, kalau kau guna email dan drive lain, kau kena install lain

Rajah 7 : Install adds on Document Studio

LANGKAH 5 : LENGKAPKAN DOCUMENT STUDIO DAN SEMAK HASIL

Alhamdulillah… Kita dah sampai langkah paling akhir. Langkah paling leceh. Tak pa.. kita buat perlahan – perlahan. Dalam langkah 5 ni, kita akan gunakan balik perkara yang kita dah buat dalam langkah – langkah sebelum ni.

Baik. Pergi dekat google sheets yang kita jana daripada google forms dan yang telah diinstall dengan document studio tadi. Pergi tabs Adds on tu tad. Sekarang dah ada document studio kat situ kan. Kita dah install tadi. So, klik kat document studio tu. Nanti dia akan appear kat tepi tu.

Rajah 8 : Document studio

Kat document studio tu, ada banyak pilihan. Tapi kita akan proses 3 je iaitu

1.       Document merge

2.       Upload to google drive

3.       Finish and merge

Rajah 9 : Menu Document Merge

Klik Document merge tu, lepas tu keluar select template in google drive. Klik change.

Rajah 10 : Pilih borang

Pilih borang yang kita nak merge kan. Secara automatic dia akan paparkan google docs yang ada dalam drive.

Rajah 11 : Marker dipaparkan apabila borang dipilih

Nampak ruangan Merge File Name tu? Tu bertujuan untuk kita namakan borang kita nanti. Contohnya, bila ramai dah jawab borang laporan program ni nanti, ada banyak la borangnya. Contoh program maulidurrasul, program maal hijrah. Program HIP, Program merentas desa dan banyak lagi. So, kita kena namakan borang kita, supaya bila masuk dalam folder yang kita dah buat tadi, senang kita nak kenal pasti. 

Rajah 12 : Manamakan Fail

Ok. Aku letak {{NAMA PROGRAM}} pada merge file name tu. Jadi kalau program merentas desa, fail kita akan jadi merentas desa. Kalau maulidur rasul, akan jadi maulidurrasul.

Sekarang pergi pada menu Upload to Google drive. Kat sini, kita kena pilih, kat mana nak letak borang yang dah siap tadi. Ingat tak kita ada bina folder cetakan tu tadi.  So, pergi kat parent folder dan klik replace.

Rajah 13 : Menu Upload to google drive

Rajah 14 : Memilih Folder untuk simpan hasil akhir

Bila tekan replace tu, automatic semua folder yang ada dalam drive akan keluar. So, pilih lah yang kita dah buat tadi. Folder cetakan tu.

Akhir sekali, pergi menu Finish and Merge.

Rajah 15 : Menu Finish and Merge

Pada menu finish and merge tu, biasanya aku pilih, merge document now, merge every hour, dan merge on form submit. Then kau klik lah run. Maka dah siap lah. So kalau kau nak tau jadi ke tak, kau jawablah soalan dalam google form tadi, pas tu check kat folder cetakan tu.

Oh ya… aku dah isi google forms tu. Ni hasilnya…

Rajah 16 : Hasil PDF dalam Folder Cetakan

Rajah 17 : Hasil dalam bentuk PDF

Alhamdulillah.. Berjaya… Selamat mencuba.. Jangan putus asa. Ikut step yang telah diberi. J