Assalamualaikum.. hai semua...
Baru lepas makan. Lepak tepi rumah ni ha.. Sambil2 scroll media sosial, rasa nak menulis pulak. Berkongsi tentang apa aku buat. Ianya tak semestinya betul. Pada aku, betul la kan.. hahahaha So, pada sesiapa yang baca, aku harap post ni, beri kebaikan buat korang. Mana tau ada yang terinspirasi. Mana tau ada yang ambik intipati. Ada yang ambik 20% pun dah cukup. Post ni aku tak kongsi di khalayak. Hanya rakan2 yang aku rasa memerlukan.
Bila kau jadi seorang pentadbir, sudah pasti banyak benda yang kau nak subordinat kau buat. Macam2 plan dalam kepala kau. Lebih2 lagi kalau kau seorang ketua jabatan. Guru besar la senang citer dalam konteks aku ni. Ataupun kalau kalau kau middle leader, macam2 program yang kau rancang demi menjalankan dan memikul hala tuju yang telah ditetapkan guru besar kau.
So, bila kau nak buat sesuatu, kau tak boleh harap benda tu, blinkkkk, siapppp!!! Tak boleh. Kau tak boleh nak order begitu sahaja, dan berharap agar semua siap mengikut kehendak kau. Ada beberapa perkara yang kau kena tahu, ataupun kau buat untuk pastikan kau dapat apa yang kau nak. So aku nak kongsi kat kau, apa perkara yang kau kena lakukan sebelum kau dapat hasil yang kau harapkan. Dalam banyak kes, kau da tahu benda ni semua, cuma kau belum amalkan. Aku pun mula2 agak payah nak amal, tapi lama2 aku amalkan jugak, sebab ianya sangat membantu. P-D-C-A. Kau pernah dengar? Macam mustahil kalau kau tak pernah dengar. Jujukan huruf ni sangat banyak kita dengar dan gunakan. P-D-C-A ni juga dinamakan kitaran Deming, sebab orang yang kenalkan benda ni ialah W.E Deming. Biasanya kita gunakan sebagai panduan untuk kerja buat kita. Plan - Do - Check - Action (PDCA). Kitaran ni biasanya digunakan sebagai salah satu alat untuk menyelesai masalah. Dalam konteks ni kau boleh guna untuk melaksanakan program
1. Plan (Rancang)
Apapun kau nak buat, kau kena rancang. Sama ada kau nak duduk semeja dengan orang lain, atau kau nak buat sorang terpulang dan ikut program yang kau nak buat. Tak semestinya program besar2. Program 30 minit yang kau nak buat pun kau kena rancang. There is no such thing semua benda ada dalam kepala. Kau jot down. Catat. Rangka. Lagi besar program lagi banyak benda kena rancang. Aku bagi tips, kau kena bayangkan pra - semasa - dan pasca program. Kau kena ada daya imaginasi untuk bayangkan perjalanan program. Kau tulis. Kau tengok. Apa yang perlu kau buat. Pra program, kau kena ambil kira, masa, tempat, keadaan tempat, kos, logistik, kebajikan pegawai, kebajikan peserta, dan lain2 lagi.
Kemudian, kau kena bayangkan semasa program berjalan. Tak semena2 nanti, macam2 perkara lalu dalam kepala. Ada benda yang kau baru terfikir, tindakan itu patut kau buat semasa pra program. Dan macam2 lagi. Tulis la benda2 tu semua. Kau boleh rujuk mana2 program yang kau buat sebelum ni, ataupun program orang lain, atau pun mana2 sumber yang kau rasa membantu. Belum habis lagi. Kau kena fikir apa pulak selepas program tu. Contoh, murid2 kau macamana nak balik, pukul berapa nak balik, nak maklumkan parents macamana dan lain2 lagi. Aku cadangkan, kau sediakan senarai semak untuk semua ni. Kau buat pelan tindakan, kau buat carta gantt kalau perlu, kau buat pelan kontigensi. Yang ni wajib. Pelan kontigensi ni wajib, sebagai backup untuk apa2 yang berlaku. Contoh kalau hujan macamana. Kalau penceramah tak dapat datang macamana.
Lepas tu kau kena dapatkan kebenaran daripada majikan kau. Lulus ke tak? Atau kalau kau Guru Besar, kau bentangkan kat subordinat kau perkara ni. Kalau program kecik, kau bincang je lah dengan penyelaras yang akan laksanakan. Kalau besar sikit, kau buat meeting. Kau bentang apa kau nak. Kau kena ready dengan semua maklum balas dan pertanyaan, dan kau boleh juga ambil pertimbangan mana2 bahagian yang kau rancang tu tak berapa sesuai.
Kau kena ingat, kau kena bimbing orang2 kau, subordinat kau. Kau kena bagitau apa kau nak, kena pastikan yang subordinat kau buat apa yang telah dirancangkan. Pastikan diaorang tahu! Pastikan diaorg buat! Gerakkan mereka. Bimbing!! Dorong!! Haaaa ingat dua benda ni. Kau mesti bimbing dan dorong. Penuhkan mereka dengan maklumat. Pastikan kau sentiasa ada untuk membantu. Pastikan kau sentiasa ingatkan mereka. Jawab apa pertanyaan mereka, selesaikan apa masalah yang mereka hadapi. Ambil tindakan sewajarnya kalau ada yang tak nak. Jangan biarkan mereka tak nak.
2. Do (Buat/laksana)
Kemudian, fasa menjalankan program. Program berjalan dengan semua subordinat kau bekerja. Masa ni, kau ketua. Bukan kau yang buat. Kau tengok. Biar orang2 kau yang buat. Biar dia orang laksanakan apa yang kau nak. Kau da bekerja. Kau da buat bahagian kau iaitu merancang, membimbing dan mendorong. Tapi kau kena ada. Keberadaan dan keterlihatan kau tu sangat penting. Biar mereka tahu kau ambil tahu. Keberadaan kau diperlukan waktu itu untuk mewujudkan suasana kekitaan, kecaknaan, kerjasama dan lain2 lagi. Kau kena ada sebab apa2 permasalahan, kau kena buat keputusan penting. Teruskan kerja kau untuk membimbing dan mendorong. Bagi semangat. Betulkan segera kesilapan atau ketidaksempurnaan dengan hikmah. Kau kena ada sedikit sentuhan emosi. Ambil hati dan lain - lain lagi. Pastikan semua mengambil bahagian. Pastikan program berjalan seperti yang dirancang, seperti yang kau nak. Jangan ubah apa2 pada saat akhir.!! Kontigensi dan perubahan adalah dua benda berbeza.
3. Check (Semak/periksa)
Ramai orang terlepas pandang perkara ni. Ramai orang tak ambik kisah benda ni. Lepas program, sediakan laporan, dah.. habis. Fasa ni penting. Bukan sekadar penting untuk program ni, tapi untuk masa akan datang. Program akan datang. Fasa ni memerlukan kau untuk meneliti kelemahan. Bukan kelemahan sahaja, malah kebaikan dan kekuatan. Mana yang bagus tu kau teruskan. Kelemahan tu kau cari jalan macamana nak baiki dan betulkan. Kau kena ukur kejayaan program kau. Kau boleh ukur mungkin penjimatan kos. Mungkin juga kau jimat masa. Kau rancang dua jam, tapi kau buat satu jam. Itu kejayaan. Kelemahan tu mungkin ada complaint daripada parents atau pegawai kau sendiri. Atau pun peserta sendiri. Kau buat lah mesyuarat bedah siasat. Post Mortem. Kalau program kecik, mungkin 2-3 orang berbincang. Kalau besar, ramailah. Senaraikan kekuatan, kelemahan. Kau mintak cadangan penambah baikan.
4. Action (Tindakan)
Fasa ni ialah fasa kau kumpulkan semua dapatan kau hasil post mortem tu. Bagi cadangan tu pada pihak atasan kau. Kalau kau da kat atas. Kau kena pastikan dapatan ini dapat digunakan untuk program2 lain. Pastikan kelemahan program ni tak diulangi dalam program lain. Kekuatan program ni diteruskan untuk program seterusnya. Penyelaras program kau lemah. Kau tukar lah untuk akan datang. Kau gunakan ditempat yang betul. JK persiapan tempat, ada masalah hubungan sesama JK. Kau ubahlah JK untuk program akan datang. Kos melebihi bajet, kau sediakan perancangan kewangan yang lebih, atau kau cari peruntukan lain. Ada parents complaint anak dia gatal2. Kau sediakan kelambu atau ubat nyamuk pada waktu malam lepas ni. Ada pegawai kau tak dapat hadir kerana terlibat dengan hari terbuka anak2. Kau susunlah jadual yang sebaiknya. Program kau kurang sambutan. Kau kena pastikan hebahan perlu dibuat awal, diwar2kan. 
Stress dan tertekan bila program yang kita rancang tak menjadi. Apa yang kita nak tak dapat nak laksana. Rilex. Chill. Aku tunggu setahun lebih baru aku dapat banyak benda. Banyak kali aku gagal. Tak lah sepenuhnya, cuma tak dapat macam yang aku nak. Mula2 marah beb. Panasssss je. Apasal susah sangat nak ikut cakap aku. Apasal payah benar nak buat. Tapi lepas tu aku realised, aku kena ubah diri aku dulu. Aku tengok balik mana kelemahan aku.
So, formula atau kitaran P-D-C-A ni banyak membantu aku. Kau jujur dengan diri sendiri. Kau letakkan kegagalan itu pada diri kau dulu. Kau kaji balik. Tengok balik dalam2. Nanti kau jumpa lah sebabnya. Tenang2. Rilex. Chill. Kau kena ingat, kalaukau stress, marah, bengang, macamana kau nak bertindak. Kann.. Satu yang kita gagal sebenarnya ialah, kita gagal menggunakan potensi diri kita yang kita ada. Haaaaa.. tak sangka kan? Ye.. kita sebenarnya gagal menggunakan potensi diri kita. Tu yang berlaku. Kalau kita berjaya menggunakan potensi kita dengan betul dan sebaiknya, kau tengok lah, berapa ramai potensi orang lain yang kita bangunkan. So, aku dan kau kena sedar hal tu. Sekarang ni, kau kena sabar sikit. Kau kan pemimpin. Kau lebih tau, lebih baik, lebih ilmu dari orang bawahan kau. Cuma kau kena bersabar lebih sedikit untuk utilised kau punya potensi. Kegagalan, cabaran, halangan hari ni, akan buat kau lebih bersinar sedikit masa lagi.
Kau kan pemimpin.. kann 😊
Tiada ulasan:
Catat Ulasan